Obowiązek Informacyjny RODO
Wstęp
Od dnia 25 maja 2018 roku obowiązywać będą przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochrony danych) (dalej: „Rozporządzenie”).
Niniejsze Rozporządzenie wprowadza szereg zmian dotyczących obowiązków podmiotów przetwarzających dane osobowe. Jego celem jest rozszerzenie i ujednolicenie praw do ochrony danych osobowych obywateli Unii Europejskiej.
Kto jest administratorem danych?
Administratorem Pana/Pani danych osobowych uzyskanych w związku z prowadzoną Działalnością jest Wiktor Kubicki, dane kontaktowe: numer telefonu: +48 737 354 879, adres e-mail: [email protected].
Jakie dane gromadzimy?
-
Przetwarzamy Państwa dane w następujących celach:
- podjęcia na Państwa żądanie wszelkich działań zmierzających do zawarcia umowy i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit.b Rozporządzenia),
- marketingu i promocji produktów oferowanych przez CoffeeCode.IT,
- wypełniania wszelkich ciążących na nas obowiązków prawnych w związku z podjętą współpracą (art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia), cel ten związany jest z obowiązkami prawnymi przechowania określonych dokumentów przez czas wskazany w przepisach prawa, np.:
- art. 74 ust. 2 pkt 1-8 Ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2017 r. poz. 1858);
- art 34 ust. 1 w zw. z art. 49 ustawy z dnia 1.03.2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Dz. U. 2018 poz. 723);
- art. 86 §1 i 2 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. 1997 nr 137 poz. 926).
- w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia);
- w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia);
- w określonym celu na podstawie Pani/Pana zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w jednym lub większej ilości celów (podstawa z art. 6 ust.1 lit. a) Rozporządzenia) – jeśli wyrazi Pan/Pani zgodę na wykorzystywanie swoich danych, treść tej zgody będzie określać w jakim konkretnie celu będziemy przetwarzać te dane.
Informujemy, iż we wskazanych wyżej celach nie będziemy dokonywać profilowania, czyli zautomatyzowanej analizy Pana/Pani danych i opracowania przewidywań na temat preferencji lub przyszłych zachowań (profilowanie oznacza, np. w przypadku profilowania marketingowego określanie, którą ofertą może być Pan/Pani najbardziej zainteresowany/a w oparciu o wcześniejsze Pana/Pani wybory). W przypadku zmiany decyzji dotyczącej dokonywania profilowania zostanie Pan/Pani o powyższym poinformowany/a poprzez uzupełnienie niniejszej informacji i przesłanie jej na wskazany przez Pan/Panią adres poczty elektronicznej.
-
Jakie dane należy nam podać?
Do zawarcia umowy wymagamy podania przez danych na formularzu umowy / zamówienia (jeśli ich Państwo nie podadzą, nie zawrzemy umowy / nie wykonamy zamówienia). Dodatkowo możemy poprosić o dane opcjonalne, które nie mają wpływu na zawarcie umowy (jeśli ich nie otrzymamy, nie będziemy mogli, np. dzwonić pod numer kontaktowy).
W trakcie trwania umowy, świadcząc usługi, wchodzimy w posiadanie innych Pani/Pana danych. Pojawienie się u nas Pani/Pana danych osobowych jest konsekwencją działania naszych usług, z których Pan/Pani korzysta.
Zawierając umowę lub w czasie jej trwania, może Pan/Pani dodatkowo np. zamówić usługi nieobjęte dotąd umową. Jeżeli będzie to wymagało wykorzystania Pani/Pana danych w sposób inny niż opisany w tym dokumencie, brakujące informacje uzupełnimy i przekażemy, o ile to możliwe, przed uzyskaniem danych. W pozostałym zakresie informacje o przetwarzaniu danych zawarte w tym dokumencie pozostaną aktualne.
Możemy gromadzić, przechowywać i przetwarzać określone Dane nieosobowe i Dane Klientów naszych Klientów wyłącznie w imieniu naszych Klientów i na ich polecenie.
-
Komu możemy udostępniać Państwa dane osobowe?
- Organom władzy publicznej, w zakresie, w którym nie otrzymują danych w ramach konkretnego postępowania na podstawie prawa (w zależności od podstawy kompetencyjnej),
- Podmiotom, które przetwarzają Pana/Pani dane osobowe w na podstawie zawartej umowy powierzania przetwarzania danych osobowych (tzw. podmioty przetwarzające). Będą to m.in.: informatycy, firmy archiwizujące, podmioty świadczące usługi bankowe i płatnicze, firmy hostingowe, dostawcy usług informatycznych, tacy jak Google, HubSpot, CloudFlare i inni,
- Zewnętrznym administratorom danych (tzw. Równoległym Administratorom, którym dane są udostępniane, np. radcy prawni i adwokaci, podmioty prowadzące działalność kurierską lub pocztową, podmioty nabywające wierzytelności – w razie niezapłacenia przez Państwa naszych faktur w terminie),
- Odbiorcom w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej.
-
Przez jaki czas będziemy przechowywać Państwa dane osobowe?
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych w punkcie 1 celów przetwarzania, tj.:
- w zakresie realizacji zawartej przez Panią/Pana umowy w związku z działalnością CoffeeCode.IT przez okres do czasu zakończenia jej realizacji, a po tym czasie:
- przez okres wymagany przez przepisy prawa, np. dla przechowywania określonej dokumentacji księgowej i określonych danych zgodnie z przepisami podatkowymi;
- przez okres wynikający z prawnie uzasadnionych interesów (tj. okres przedawnienia dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń),
- w zakresie wypełniania obowiązków prawnych w związku z prowadzeniem działalności i realizacją zawartych umów, przez wyznaczony prawem okres do czasu wypełnienia tych obowiązków;
- w zakresie wewnętrznych celów administracyjnych, przez okres do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów stanowiących podstawę tego przetwarzania lub do czasu wniesienia przez Panią/Pana sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;
- w zakresie marketingu i promocji usług oferowanych przez Administratora – przez okres do wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania danych;
- w zakresie wyrażonej zgody – do czasu jej wycofania.
- w zakresie realizacji zawartej przez Panią/Pana umowy w związku z działalnością CoffeeCode.IT przez okres do czasu zakończenia jej realizacji, a po tym czasie:
Źródła pozyskiwania danych
CoffeeCode.IT może wejść w posiadanie Państwa danych osobowych na kilka sposobów:
- kontakt osobisty – jeśli przekazali nam Państwo swoje dane osobowe, takie jak imię, nazwisko, numer telefonu, adres email czy inne, podczas spotkania, uznajemy za uzasadnione skontaktować się z Państwem w celu i zakresie ustalonym podczas spotkania.
- kontakt e-mailowy, przesłanie formularza kontaktowego – kontaktując się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, w tym również przesyłając zapytanie poprzez formularz kontaktowy, w sposób naturalny przekazują nam Państwo swój adres e-mail jako adres nadawcy wiadomości. Ponadto, w treści wiadomości można zawrzeć inne dane osobowe.Dane są w tym przypadku przetwarzane w celu kontaktu z Państwem, a podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Państwa zgoda wynikające z zainicjowania z nami kontaktu. Podstawą prawną przetwarzania po zakończeniu kontaktu jest usprawiedliwiony cel w postaci archiwizacji korespondencji na potrzeby wewnętrzne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Treść korespondencji może podlegać archiwizacji i nie jesteśmy w stanie jednoznacznie określić, kiedy zostanie usunięta. Mają Państwo prawo do domagania się przedstawienia historii korespondencji, jaką była z nami prowadzona (jeżeli podlegała archiwizacji), jak również domagać się jej usunięcia, chyba że jej archiwizacja jest uzasadniona z uwagi na nasze nadrzędne interesy, np. obrona przed potencjalnymi roszczeniami z Państwa strony.
- inne źródła – może się zdarzyć, że uzyskamy Państwa dane osobowe z ogólnodostępnych baz, baz płatnych, w wyniku współpracy z firmami trzecimi i w inny sposób. W takim wypadku, zawsze potwierdzamy, że istnieją, przewidziane Rozporządzeniem, podstawy do przetwarzania Państwa Danych Osobowych. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, pozyskane informacje bezpowrotnie usuwamy ze wszystkich nośników.
Przekazywanie danych do państw trzecich
Twoje dane osobowe będą przekazywane do: USA i Australii , tj. do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej w którym, zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia Twoich danych osobowych za pomocą:
- standardowych klauzul ochrony danych zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
- zatwierdzonego kodeksu postępowania w połączeniu z egzekwowalnymi zobowiązaniami odbiorcy danych do odpowiednich zabezpieczeń.
Prawo do dostępu i poprawiania danych
-
Przysługują państwu następujące uprawnienia:
- prawo dostępu do przetwarzanych przez nas danych osobowych (art. 15 Rozporządzenia),
- prawo do sprostowania powierzonych danych osobowych, w tym ich poprawianie (art. 16 Rozporządzenia),
- prawo do usunięcia danych osobowych z naszych systemów tzw. „prawo do bycia zapomnianym” – jeżeli Pani/Pana zdaniem nie ma podstaw do tego, abyśmy przetwarzali Pani/Pana dane, może Pani/Pan zażądać, abyśmy je usunęli (art. 17 Rozporządzenia),
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych – może Pani/Pan zażądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Panią/Panem działań, jeżeli Pani/Pana zdaniem mamy nieprawidłowe dane na Pani/Pana temat lub przetwarzamy je bezpodstawnie; lub nie chce Pani/Pan, żebyśmy je usunęli, bo są Pani/Panu potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; lub na czas wniesionego przez Panią/Pana sprzeciwu względem przetwarzania danych (art. 18 Rozporządzenia),
- Prawo do przenoszenia danych – ma Pani/Pan prawo otrzymać od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (np. format „.csv”) dane osobowe Panią/Pana dotyczące, w których posiadaniu jesteśmy na podstawie umowy lub Pani/Pana zgody. Uprawnienie to będzie Pani/Panu przysługiwało, gdy będziemy posiadać Pani/Pana dane w formacie elektronicznym – gdy będziemy posiadać Pani/Pana dane jedynie w formie papierowej nie będą Państwo mieli możliwości skorzystania z tego uprawnienia. Może Pani/Pan zlecić nam przesłanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi (art. 20 Rozporządzenia),
- prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych (w każdej chwili ma Pani/Pan prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych, które przetwarzamy na podstawie Pani/Pana zgody) – art. 7 ust. 3 Rozporządzenia. Cofnięcie Pani/Pana zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Pani/Pana zgody przed jej wycofaniem. Cofnięcie zgody występuje poprzez wysłanie wiadomości mailowej na adres: [email protected]
W celu skorzystania z powyższych uprawnień, prosimy o przesłanie wniosku o odpowiedniej treści na adres [email protected].
-
Prawo do wniesienia sprzeciwu
Niezależnie od praw wymienionych wyżej może Pan/Pani w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Pana/Pani danych (w tym profilowania, o ile jest dokonywane) na potrzeby marketingu bezpośredniego – art. 21 Rozporządzenia. Po przyjęciu wniosku w tej sprawie jesteśmy zobowiązani do zaprzestania przetwarzania danych w tym celu.
W szczególnych sytuacjach może Pan/Pani w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Pana/Pani danych osobowych (w tym profilowania, o ile jest dokonywane), jeśli podstawą wykorzystania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny – art. 21 Rozporządzenia. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Państwa wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, iż istnieją:
- ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub
- podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Więcej informacji możecie Państwo znaleźć w art. 21 Rozporządzenia.
Informacja o dobrowolności podania danych
W zakresie, w jakim przetwarzanie Pani/Pana danych następuje w celu zawarcia i realizacji umowy, podanie przez Panią/Pana danych jest warunkiem zawarcia tej umowy. Podanie danych ma charakter dobrowolny, jednak konsekwencją niepodania tych danych będzie brak możliwości zawarcia i realizacji tej umowy.
Informacja o zmianie celów przetwarzania danych przez administratora
Jeżeli zdecydujemy się przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w celu innym niż cel, w którym dane osobowe zostały zebrane, przed takim dalszym przetwarzaniem poinformujemy Pana/Panią, o tym innym celu oraz udzielimy wszelkich innych stosownych informacji.
Zgoda
Jeżeli wykorzystanie przez nas Pana/Pani danych nie jest konieczne do wykonania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi naszego prawnie uzasadnionego interesu, możemy prosić o wyrażenie zgody na określone cele wykorzystania Państwa danych. Taka zgoda może umożliwiać, np. udostępnienie danych innym podmiotom na potrzeby ich akcji promocyjnych lub automatyczne podjęcie decyzji w oparciu o Państwa dane i na Państwa żądanie albo kontakt telefoniczny/mailowy z Panią/Panem celem przekazywania informacji o przebiegu realizacji umowy. Udzieloną nam zgodę może Pan/Pani w każdej chwili wycofać (nie będzie to wpływać na zgodność z prawem wykorzystania Pana/Pani danych przed cofnięciem takiej zgody). Cofnięcie zgody następuje przez stosowną informację, zgodnie z punktem lit. g pkt 1 rozdziału „Prawo do dostępu i poprawiania danych” niniejszego dokumentu.
Jeżeli wyrazi Pan/Pani zgodę na wykorzystywanie swoich danych, treść tej zgody będzie określać, w jakim celu będziemy przetwarzać te dane. Zgoda dla przetwarzania Pana/Pani danych będzie stosowana tylko w celach, w których nie znajdą zastosowania inne przesłanki przetwarzania wskazane w lit. a)-e) powyżej.
Prawo do skargi
Jeżeli w Państwa opinii przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia, to przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W razie pytań o przetwarzanie Państwa danych przez CoffeeCode.IT zachęcamy do kontaktu pod adresem [email protected].